Was das Gesetz verlangt
Wer nach Art. 15 DSGVO Auskunft verlangt, hat nach Absatz 3 Anspruch auf eine Kopie der personenbezogenen Daten, die über ihn verarbeitet werden. Nach Absatz 4 darf dieses Recht die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Praktisch heißt das: Die Kopie zeigt alles über die anfragende Person, aber Namen, Kontaktdaten und andere Angaben von Dritten werden geschwärzt, soweit sie geschützt werden müssen.
Zur Frist: Die Antwort ist grundsätzlich innerhalb eines Monats fällig. Eine Verlängerung um zwei Monate ist möglich, wenn der Antrag komplex ist oder viele Anträge vorliegen, muss aber begründet und rechtzeitig mitgeteilt werden (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Quellen: DSGVO, Art. 12 und 15; EuGH, Urteil vom 4. Mai 2023, C-487/21.
Was typischerweise geschwärzt wird
| Inhalt | In der Regel |
|---|---|
| Name, E-Mail, Anschrift der anfragenden Person | stehen lassen |
| Namen und Kontaktdaten von Kolleginnen, Kunden, Zeugen | schwärzen, außer die Rolle ist für das Verständnis nötig |
| Kontonummern, Steuer-ID, Gesundheitsangaben Dritter | schwärzen |
| Geschäftsgeheimnisse, interne Kennungen ohne Personenbezug | im Einzelfall abwägen |
Entscheidend ist der Zusammenhang. Wenn ein Vermerk ohne die Funktion einer Person nicht verständlich ist, kann die Funktion stehen bleiben, während der Name verschwindet, zum Beispiel Sachbearbeitung statt Frau Weber. Dokumentieren Sie intern kurz, warum Sie was geschwärzt haben.
So gehen Sie mit Leerstelle vor
- Fassen Sie die relevanten Dokumente zu einer PDF zusammen, etwa E-Mails, Vermerke und Datenbankauszüge.
- Öffnen Sie das Werkzeug mit der Vorlage DSGVO-Auskunft. Tragen Sie unter Name der anfragenden Person deren Namen und E-Mail-Adresse ein. Diese Angaben bleiben stehen, alle anderen Namen, Adressen und Kennungen werden vorgeschlagen.
- Gehen Sie jede Seite durch. Schalten Sie Vorschläge ab, die stehen bleiben sollen, und ziehen Sie Rechtecke über alles, was die Erkennung nicht kennt, etwa Unterschriften, Kürzel oder Freitext über Dritte.
- Speichern Sie die geschwärzte Fassung und bewahren Sie Original und Fassung getrennt auf.
Die Namenserkennung arbeitet mit Regeln: Anreden, Titel, häufige Vornamen, Unterschriftszeilen. Kürzel wie MW oder ungewöhnliche Namen findet sie nicht immer. Bei Auskunftskopien lohnt sich deshalb ein zweiter Blick, gern durch eine zweite Person.
Warum ohne Upload
Auskunftskopien enthalten per Definition personenbezogene Daten, oft von vielen Menschen. Wer sie zum Schwärzen bei einem Online-Dienst hochlädt, übermittelt sie an einen weiteren Empfänger und braucht dafür in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Leerstelle liest die Datei nur im Browser. Es gibt keinen Empfänger, weil nichts gesendet wird.
Wie die Schwärzung technisch funktioniert und wie Sie sie prüfen, steht in der Anleitung PDF richtig schwärzen.
Fragen zu diesem Thema
Muss ich bei einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO überhaupt schwärzen?
Oft ja. Art. 15 Abs. 4 DSGVO sagt, dass das Recht auf eine Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf. Stehen in E-Mails, Protokollen oder Vermerken Daten von Kolleginnen, Kunden oder Dritten, werden diese in der Regel geschwärzt, bevor die Kopie herausgeht.
Darf ich einfach alles schwärzen, was nicht die anfragende Person betrifft?
Nur so viel wie nötig. Die Kopie muss die Daten der anfragenden Person verständlich und im Zusammenhang wiedergeben. Der EuGH hat 2023 entschieden, dass dazu auch Auszüge aus Dokumenten gehören können, wenn der Zusammenhang sonst nicht verständlich ist (Rechtssache C-487/21). Pauschales Schwärzen ganzer Seiten wird dem meist nicht gerecht.
Wie lange habe ich für die Antwort Zeit?
Grundsätzlich einen Monat ab Eingang des Antrags. Bei komplexen oder vielen Anträgen kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden, das muss der anfragenden Person aber innerhalb des ersten Monats mit Gründen mitgeteilt werden (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Wir sind eine Kanzlei oder Praxis. Ist ein Online-Werkzeug dafür zulässig?
Beim Schwärzen in Leerstelle verlässt das Dokument das Gerät nicht. Es wird also nichts an uns übermittelt, auch nicht im Sinne von § 203 StGB. Prüfen Sie trotzdem, ob Ihre internen Regeln den Einsatz von Browser-Werkzeugen erlauben.
Kann ich viele Dokumente auf einmal schwärzen?
Im Moment eine PDF nach der anderen. Führen Sie Dokumente am besten vorher zu einer PDF zusammen. Eine Stapelverarbeitung ist geplant.
Stand: 19.10.2026. Diese Seite erklärt, wie man schwärzt. Sie ist keine Rechtsberatung.